12 методов управления временем, или тайм менеджмент
19 сентября 2022 18:02
Что такое тайм менеджмент?
В повседневной жизни каждый из нас постоянно сталкивается с нехваткой времени. На работе не всегда удается справиться со всеми трудовыми задачами в течение дня, а дома копятся незавершенные бытовые вопросы, но ведь хочется выкроить пару часов и на отдых. Как все уместить в короткие 24 часа? Помогут в этом технологии тайм менеджмента, или управления временем. Управление временем — это то, как мы решаем использовать и организовывать свое время. Эффективное управление временем позволяет использовать день по максимуму, быстрее выполняя задачи и грамотно расставляя приоритеты. Суть тайм менеджмента вращается вокруг выбора, когда вы решаете:
- что нужно сделать,
- когда надо закончить и
- какие задачи придется решить, чтобы достичь поставленных целей.
Методы тайм менеджмента
Для того, чтобы научиться решать приоритетные задачи в максимально короткие сроки и были разработаны методики тайм менеджмента. Это набор правил и принципов, которым вы должны следовать, чтобы более продуктивно и эффективно распоряжаться своим временем, принимать лучшие и быстрые решения, а также достигать большего за меньшее время и с меньшими усилиями. Существует множество готовых методов управления временем, доказавших свою эффективность. Выбор методики зависит от рода занятий человека. Если вы аспирант, скорее всего будете распоряжаться своим временем иначе, чем работающая мать. Если вы визуал – легче воспринимаете информацию в наглядном виде, – вам подойдет календарь с цветовой кодировкой списка дел. Выбор правильной методики, которая подходит именно вам, чем бы вы ни занимались, является ключом к достижению успеха в жизни.Какой метод тайм менеджмента выбрать?
Многие известные люди, чаще всего достигшие успехов в профессии, предлагают свои советы, приемы и методы управления временем. Прежде чем браться за их выполнение, задумайтесь, подойдет ли вам такая стратегия? Именно потому, что все мы уникальны и осуществляем разные виды деятельности в самых разнообразных областях жизни, изобретено такое большое количество методик. Наиболее эффективные методы управления временем для вас – это те, которые соответствуют вашему стилю работы. Чтобы помочь вам в этом разобраться, мы сделали подборку наиболее популярных методов. Расскажем о том, что из себя представляет каждый из них, как их применять, а также какие люди смогут извлечь из них наибольшую пользу.
Делать фотокниги теперь легко!
Закон Паркинсона
Британский историк Сирил Норткот Паркинсон широко известен благодаря своему высказыванию, которое переводится примерно, как: “работа заполняет все время, отведенное на ее выполнение”. Другими словами, сколько времени вы выделите на решение определенной задачи, столько вы и будете ее выполнять. Этот закон применим не только на работе, но и практически во всех областях жизни.
Суть метода:
По сути это не метод как таковой, а закон, который, если его правильно понимать, может стать побуждающей силой для того, чтобы начать рационально управлять своим временем. Он означает, что нужно стремиться выполнять работу более эффективно за меньшее время. Вот несколько советов для быстрой и результативной работы:
1. Попробуйте работать без зарядного устройства для компьютера. Это вынудит вас завершить выполнение задачи до того, как компьютер отключится.
2. Всегда старайтесь заканчивать дела как можно раньше. Вместо того, чтобы дописывать эссе к полуночи, постарайтесь сделать его к полудню.
3. Установите крайний срок. Выделите себе определенное время, чтобы что-то сделать, а затем сократите его вдвое.
4. Ограничьте время для выполнения задач. Выделите себе всего 20 минут утром, чтобы ответить на электронные письма.
Для кого подходит метод:
- Прокрастинаторы, т.е. люди, откладывающие выполнение важных дел на потом.
- Люди, которые хорошо работают только под давлением.
Метод Помидор
Методика Помидор (Pomodoro) была создана предпринимателем и изобретателем Франческо Чирилло. Этот метод подразумевает использование таймера, чтобы разбить вашу работу на интервалы. Каждый интервал так и называется, Помидор, в честь таймера в форме помидора, придуманного Чирилло. Методика весьма проста и доступна в освоении каждому.
Суть метода:
1. Выберите задачу, которую вам нужно выполнить.
2. Установите таймер (например, на 25 минут).
3. Сосредоточьтесь на текущей задаче, не отвлекайтесь.
4. Когда зазвонит таймер, поставьте галочку на листе бумаги, означающую, что один Помидор завершен.
5. Сделайте небольшой перерыв (примерно на 3-5 минут). Сходите на прогулку, выпейте чашечку кофе, сделайте что-нибудь, не связанное с работой, чтобы дать своему мозгу отдохнуть.
6. Повторите шаги со второго по пятый. После каждого четвертого Помидора вы можете сделать более длительный перерыв (20-30 минут).
Для кого подходит метод:
- Творческие люди
- Те, кто ощущает себя выгоревшим из-за работы или учебы
Методика Помидор не просто стимулирует рационально распоряжаться временем, но также учит ставить цели и тому, как их достигать.
Матрица Эйзенхауэра
До того, как Дуайт Эйзенхауэр стал президентом США в 1953 году, он служил в армии в качестве командующего силами союзников во время Второй мировой войны. Каждый день ему приходилось принимать сложнейшие решения, и это привело его к изобретению того, что сейчас называется матрицей Эйзенхауэра, или матрицей срочного-важного.
Суть метода:
Разделите свой список задач на четыре отдельных сектора, отсортировав их по важности и неважности, срочности и несрочности, как показано на рисунке ниже. Срочные задачи – это те, которые, по вашему мнению, необходимо выполнить немедленно. Важные задачи – это те, которые способствуют достижению ваших долгосрочных целей или ценностей. В идеале, вы должны работать только над задачами в двух верхних квадратах — остальные задачи придется делегировать или удалить.
Для кого подходит метод:
- Люди на руководящих должностях
- Люди с логическим складом ума
Правило 1-3-5 или Правило 9 дел
Правило 1-3-5 – это метод, который помогает управлять своими задачами, расставлять приоритеты и составлять сбалансированный список дел, которому легко следовать. В то же время метод весьма гибкий, поэтому в любой момент вы сможете изменять количество задач.
Суть метода:
Идея заключается в том, что каждый рабочий день вам нужно сосредотачивать свое внимание на:
- 1 важном деле,
- 3 средних делах,
- 5 мелочах.
Запишите свои задачи на день, затем обозначьте их как “большие”, “средние” и “маленькие”. Если у вас более одной большой задачи, определите, какая из них важнее на данный момент, и завершите ее сегодня. Другие задачи могут подождать до завтра. Приступайте к работе. Как только вы завершите важную задачу, испытаете чувство выполненного долга, которое будет мотивировать вас продолжать. В то же время средние задачи позволят продвигаться вперед в ваших более крупных проектах. Наконец, небольшие задачи легко выполнять, поэтому они также вдохновят двигаться вперед. Список задач всегда должен быть под рукой.
Помните, что нужно быть гибким. В те дни, когда вы очень заняты, у вас, вероятно, будет меньше времени на решение ваших задач — в этом случае сосредоточьтесь на одном большом деле и сократите время для средних и мелких дел.
Для кого подходит метод:
- Людей, работающих в режиме многозадачности
- Тех, кто хочет научиться планированию
Техника временных блоков
Изобретатель Илон Маск известен своей продуктивностью. Он управляет собственным временем настолько эффективно, что может работать более 80 часов в неделю и при этом не забывает об отдыхе. В чем его секрет? Разделение времени на блоки.
Суть метода:
С того момента, как вы просыпаетесь, назначайте на каждый временной блок в своем дне по задаче. Эти задачи могут быть любыми – от завтрака до подготовки к тесту. Ниже приведены шаги, которые использует Илон Маск, чтобы разделить день на блоки:
1. Разделите лист бумаги на две колонки. Слева запишите каждый час дня и определите блоки времени, получасовые или часовые.
2. Оцените время, которое потребуется для выполнения каждой из ваших задач, и распределите их по своим временным блокам.
3. Добавьте время буфера между каждым временным блоком, чтобы их можно было корректировать в течение дня.
Для кого подходит метод:
- Работающие студенты или родители
- Люди с аналитическим складом ума
Метод достижения цели (GTD)
Этот метод, созданный экспертом в области тайм менеджмента Дэвидом Алленом, помогает справляться с задачами, записывая их на бумаге, а затем разбивая на рабочие элементы, которые можно выполнить.
Суть метода:
1. Сбор. Фиксируйте на бумаге задачи, которые привлекают ваше внимание. Эти задачи могут относиться к чему угодно: работа, учеба или бытовая жизнь.
2. Процесс. Поясните, что они означают. Решите, являются ли задачи, которые привлекают ваше внимание, выполнимыми или нет. Если какой-то пункт не требует действий, пока проигнорируйте его. Если пункт требует действий, сделайте это, делегируйте его или отложите в сторону.
3. Организация. Определите какие действия нужно предпринять для решения задач. Расставьте приоритеты в своем списке дел в соответствии с тем, что вам нужно сделать, когда.
4. Обзор. Размышляйте. Часто просматривайте свой список задач и действий, чтобы определить свой следующий приоритет. Вычеркните задачи, которые вы выполнили, и обновите свой список.
5. Выполнение. Решайте небольшие задачи, которые можно сделать прямо сейчас.
Для кого подходит метод:
- Люди, работающие в режиме многозадачности
- Люди, подавленные повседневными задачами
Метод быстрого планирования (БМП)
“БМП” означает “метод быстрого планирования” или “результат, цель и масштабный план действий”. Он был разработан мотивационным спикером Тони Роббинсом как способ научить мозг фокусироваться на том, чего вы хотите, и пользе от воплощения этого в жизнь.
Суть метода:
1. Запишите все задачи, которые вам нужно выполнить на этой неделе.
2. Разделение на части. Разделите задачи на общие элементы. Какие предметы являются личными? Связанные со школой? Нацеленные на карьеру?
3. Создайте свои собственные блоки БМП. В верхней части нового листа бумаги сделайте три столбца: задача, результат, который вы хотите получить после выполнения этой задачи, какова цель ее выполнения. Далее перечислите действия, которые вы можете предпринять, чтобы достичь этого.
4. Создайте для себя роль, дающую вам силы. Если вы студент, то можете называть себя “Королем учебы”. Это может быть любая роль, которая поможет вам увлечься достижением своей цели.
Для кого подходит метод:
- Работающие студенты или родители
- Люди, у которых есть долгосрочные цели
Анализ Парето (он же, правило 80/20)
Правило 80/20 – это методика, созданная итальянским экономистом Вильфредо Парето. Идея в том, что 20% действий приносят 80% результатов. Нужно найти свои ключевые действия — те 20%, которые имеют значение, — и сосредоточиться на них. Таким образом, вы сможете достичь 80% желаемых результатов. Цель анализа Парето – помочь вам расставить приоритеты в задачах, которые наиболее эффективны при решении проблем.
Суть метода:
1. Перечислите некоторые проблемы, с которыми вы сталкиваетесь. Например, ваша успеваемость в ВУЗе снижается.
2. Определите основную причину каждой проблемы. Возможно, оценки снижаются из-за того, что вы проводите слишком много времени в социальных сетях или часто отвлекаетесь вместо того, чтобы заниматься.
3. Присвойте баллы каждой проблеме по принципу: чем важнее задача, тем выше балл. Например, можно использовать числа от 1 до 10, чтобы присвоить баллы вашим проблемам. Самые важные проблемы будут помечены числом 10, а наиболее незначительные – числом 1.
4. Сгруппируйте проблемы по причинам. В приведенном примере все проблемы, вызванные тем, что вы проводите слишком много времени в социальных сетях.
5. Суммируйте баллы каждой группы. Группа с наибольшим количеством баллов – это та проблема, над которой вам следует поработать в первую очередь.
6. Действуйте.
Для кого подходит метод:
- Люди, находящиеся в режиме многозадачности.
- Люди с аналитическим складом ума.
Теория маринада
Эта теория поможет вам разобраться, что полезно, а что нет в вашей повседневной жизни. Вы научитесь планировать выполнение задач, оставляя свободное время, и расставлять приоритеты на день.
Суть метода:
Представьте банку из-под маринадов, полную песка, гальки и камней. Песок находится на дне, а камни находятся сверху. Каждый элемент в банке имеет свое толкование:
1. Песок представляет собой все, что обычно отвлекает нас от дел в течение дня. Это могут быть телефонные звонки, переписка в мессенджерах, электронные письма, социальные сети и т. д.
2. Галька обозначает задачи, которые необходимо выполнить, но которые могут быть сделаны в другой день или кем-то другим.
3. Камни – это самые важные задачи, которые нужно выполнить сегодня.
Начните с размышлений о том, как ваши задачи на день будут вписываться в вышеуказанные категории. Затем составьте список задач, начиная с камней (ведь это самые важные дела на сегодня) и заканчивая песком. Пропишите время, необходимое для решения каждой задачи. Старайтесь не планировать более шести часов из восьмичасового рабочего дня. Это оставит буферное время для гальки и песка.
Для кого подходит метод:
- Визуалы
- Люди преимущественно с конкретным мышлением
Техника "Съешь лягушку"
Этот метод назван в честь цитаты Марка Твена: “Съешь живую лягушку первым делом с утра, и до конца дня с тобой не случится ничего худшего”. Начните свой день с выполнения самых сложных задач и избавьтесь от них.
Суть метода:
1. Четко сформулируйте цель. Чего вы хотите достичь больше всего?
2. Запишите это.
3. Установите крайний срок.
4. Составьте список того, что вам нужно сделать, чтобы достичь своей цели.
5. Упорядочьте этот список по принципу приоритетности. Самые важные пункты, вероятно, самые сложные. Это ваши “лягушки”.
6. Действуйте. Если у вас на тарелке больше одной “лягушки”, сначала съешьте самую противную.
7. Повторяйте этот цикл каждый день. Если вы с утра справитесь с самым сложным или скучным делом, то остальные пункты вашего ежедневного расписания выполнить станет легче — это будет мотивировать и заряжать вас энергией.
Для кого подходит метод:
- Люди с абстрактным мышлением
- Люди с долгосрочными целями
Методика 0 входящих
Это подход к управлению ящиком электронной почты. Цель – стремиться к тому, чтобы почтовый ящик оставался пустым или близким к пустому. Метод был разработан Мерлином Манном, экспертом в области производительности.
Суть метода:
Чтобы достичь нулевого уровня входящих сообщений, необходимо сделать следующие шаги:
1. Определите время суток, в которое вы будете работать над управлением своими почтовыми ящиками, и придерживайтесь этого времени.
2. Отключите уведомления и не оставляйте вкладку электронной почты в вашем браузере открытой.
3. Расставьте приоритеты в своих электронных письмах:
- Отвечайте немедленно только на самые важные электронные письма, а также на те, где можно ответить быстро.
- Переместите электронные письма, на которые у вас уйдет больше времени, в папку "требуется ответ".
- Решите, какие сообщения вы можете делегировать, а затем отправьте их своим коллегам.
- Удаляйте и архивируйте ненужные или старые сообщения.
Метод поможет уменьшить количество непрочитанных сообщений, которые мешают находить важные электронные письма. Рекомендуем сочетать его с другими методами тайм менеджмента, которые направлены на управление задачами и проектами.
Для кого подходит метод:
- Профессии, имеющие дело с большими потоками электронной почты
- Люди в режиме многозадачности
Японская методика Канбан
Визуальный метод управления временем, который помогает следить за ходом выполнения проектов — вы отслеживаете, как задачи перемещаются по столбцам с разными метками. Этот метод впервые был применен в 1692-х годах в Японии для небольшой тогда компании Toyota, чтобы помочь повысить эффективность производства.
Суть метода:
Вы можете использовать готовое программное обеспечение для управления проектами, или же ручку, бумагу, доску и стикеры.
Определите количество этапов в вашем проекте или задаче и создайте столбцы. Например, вы можете создать четыре столбца и перемещать задачи внутри проекта по следующим этапам:
1. Накопившиеся дела. Вы проводите мозговой штурм и записываете все свои задачи сюда. Затем вы решаете, какие задачи необходимо перенести в столбец "Сделать", а какие задачи могут подождать своей очереди.
2. Сделать. Это задачи, над которыми вы будете работать.
3. В работе. Здесь задачи, над которыми вы сейчас работаете.
4. Готово. Задачи, которые вы выполнили.
Мы привели лишь пример того, как можно распределить этапы. Не существует универсального шаблона, а это означает, что вы можете придумать столбцы в соответствии с вашими собственными потребностями, их может быть столько, сколько нужно вам. Четкое визуальное представление всей вашей рабочей ситуации дает представление о вашем прогрессе в проекте. Можно разбить проект на небольшие, простые задачи и отслеживать их выполнение по всем направлениям.
Для кого подходит метод:
- Руководители
- Визуалы
Мы рассказали далеко не о всех методиках, используемых в тайм менеджменте. Для себя вы можете выбрать наиболее понравившуюся и осваивать ее. Если вы привыкли откладывать дела на последнюю минуту, применяйте Закон Паркинсона или метод "Съешь эту лягушку". Если вам трудно сосредоточиться на текущей задаче, попробуйте технику Помидор, помогающую работать более интенсивно через короткие промежутки времени. Будьте уверены, поняв основные принципы, вы сможете адаптировать полученные знания под свои нужды и научитесь использовать собственные способы управления временем, чтобы наверняка добиться желаемого успеха.
Делать фотокниги теперь легко!
